Investigación con IA en el trabajo: ejemplos y pasos para actuar con precaución
Redacción de 3inch.ai · · Actualizado
En el trabajo, reunir opciones o buscar la información necesaria entre muchos documentos puede llevar tiempo.
La investigación con IA puede ayudar a organizar qué buscar y a revisar información pública, pero también plantea dudas sobre qué datos internos se pueden introducir y si se pueden usar directamente los resultados.
Este artículo recorre ejemplos de trabajo y explica el proceso, desde las comprobaciones antes de introducir información hasta la entrega de resultados.
Primero, define qué parte del trabajo encomendarás a la IA.
Aclara primero qué decidirán las personas
Antes de usar la IA, define el objetivo del trabajo y quién tomará la decisión final.
Imagina que una persona de una pequeña empresa estudia servicios de videoconferencia para un taller interno.
El objetivo no es pedir a la IA que elija un servicio popular, sino reunir criterios para seleccionar opciones que la empresa pueda probar.
La IA puede buscar información pública y organizar criterios; la persona responsable y quien aprueba decidirán finalmente qué probar.
Comunica solo las condiciones necesarias
Supongamos que el taller será mensual, tendrá hasta 20 participantes y deberá permitir el acceso desde un teléfono móvil.
Estas condiciones son didácticas y no describen una empresa ni un taller reales.
Conocer el número de participantes, las operaciones necesarias y cuándo se quiere decidir ayuda a concretar qué investigar.
En cambio, normalmente no hacen falta los nombres de participantes ni los contratos con socios para estudiar funciones a partir de información pública.
En un trabajo real, considera qué información es necesaria y comprueba las reglas de la empresa y las condiciones de uso del servicio para decidir si puedes enviarla.
Comprueba antes de introducir datos las condiciones de envío y uso
Antes de enviar texto o archivos a una IA, comprueba si está permitido enviar esa información a ese servicio.
No introduzcas datos de clientes, ventas no publicadas, contratos o documentos internos solo porque parezca cómodo.
Si la organización ha designado servicios o cuentas autorizados, utiliza ese entorno en vez de una cuenta personal.
Poder cambiar un ajuste del servicio no equivale a tener permiso de la empresa para enviar la información: si dudas, consulta al departamento o administrador responsable antes de introducirla.
Prueba con condiciones ficticias, sin documentos reales
Para elegir un servicio de videoconferencia, puedes pensar en criterios con condiciones como un máximo de 20 personas y acceso desde móvil sin enviar una lista nominal ni el calendario interno.
Empezar solo con información pública y condiciones ficticias permite probar la investigación sin transmitir datos internos innecesarios.
Sin embargo, incluso si se redondean o difuminan cifras, su combinación puede revelar la empresa o el proyecto.
Prioriza las reglas de tu organización también cuando sustituyas datos por condiciones ficticias.
Reúne información pública para preparar una comparación
Una vez definido qué información se puede introducir, pide a la IA los datos necesarios para comparar.
Antes de introducir o enviar información confidencial o datos personales, comprueba las normas de tu organización y las condiciones del servicio para determinar si está permitido enviar esa información.
Si no está claro que tengas permiso, no la envíes y prueba con información pública o contenido ficticio.
La siguiente petición es un ejemplo didáctico que no transmite documentos internos reales.
Estoy estudiando servicios de videoconferencia para un taller de estudio en línea.
Habrá un máximo de 20 participantes y es necesario que puedan acceder desde un teléfono móvil.
A partir de información oficial pública, enumera criterios para comparar las opciones.
Quiero comprobar qué incluye el uso gratuito, cómo se accede y qué operaciones debe hacer quien organiza.
Para cada punto, indica el título y la URL de una página oficial que permita comprobarlo; marca como no verificada cualquier condición o información que no encuentres.
No completes precios ni cantidades de usos mediante suposiciones.
Todavía no se elige un servicio: se reúnen criterios de comparación y fuentes oficiales para comprobarlos.
Incluso con una búsqueda, las citas o resultados pueden ser antiguos o erróneos; hay que abrir las páginas para verificarlos. [2]
Examina una respuesta ficticia
Supongamos que se obtiene la respuesta siguiente.
Posibles criterios: número de participantes, acceso desde móvil, límite de duración del plan gratuito y requisitos de cuenta para quien organiza.
Comprueba precios y límites en la página de tarifas del proveedor, y la forma de acceso desde móvil en su ayuda.
Fuentes: no pude verificar los títulos ni las URL de páginas oficiales. Quedan sin verificar.
Esta respuesta se ha creado para explicar el proceso; no es un resultado real de búsqueda de IA ni una comprobación de las funciones de un servicio concreto.
Aunque presenta criterios útiles, no permite saber todavía qué servicio cumple las condiciones.
La persona responsable busca después las páginas oficiales de las opciones reales y registra el plan y la fecha de consulta.
Separa lo comprobado para cada opción
Para explicar cómo transmitir una comparación, utilizaremos dos servicios ficticios.
Las indicaciones, nombres, cifras y fechas siguientes son didácticos y no describen funciones de productos reales.
Plan gratuito: hasta 30 participantes por reunión.
Móvil: se puede acceder desde el navegador.
Duración: máximo de 40 minutos por reunión.
Fecha de comprobación del ejemplo: 10 de enero de 2027.
Plan gratuito: hasta 50 participantes por reunión.
Móvil: se puede acceder mediante una aplicación específica.
Duración: no se indica en este extracto.
Fecha de comprobación del ejemplo: 10 de enero de 2027.
El ejemplo exige que puedan participar 20 personas y acceder desde móvil.
Si consideramos solo el número de participantes y el modo de acceso de las indicaciones anteriores, tanto A como B son opciones que se pueden seguir examinando.
Pero la duración de las reuniones de B no está verificada porque no figura en el extracto.
Su ausencia no permite concluir ni que no haya límite de tiempo ni que la función no exista.
Como tampoco se ha indicado todavía la duración prevista del taller, no se puede decidir si los 40 minutos de A bastan.
De la nota comparativa a la siguiente comprobación
La persona responsable puede organizar la información así:
- Participantes: según el ejemplo, A admite hasta 30 y B hasta 50.
- Móvil: según las indicaciones ficticias, A usa navegador y B una aplicación específica.
- Duración: A permite hasta 40 minutos; no se indica en el extracto de B.
- Siguiente comprobación: duración prevista del taller y duración del plan gratuito de B.
- Decisión: comprobar la duración prevista del taller y la de las reuniones de B para comparar A y B y elegir una opción.
Por ahora solo se han organizado las condiciones de las indicaciones ficticias: no se ha probado el acceso con un dispositivo real.
En la práctica, registra las URL y fechas de consulta de las páginas oficiales reales y ten en cuenta que el texto completo y las condiciones pueden diferir de un extracto consultado.
Separar hechos comprobados, operaciones no probadas y condiciones pendientes ayuda a decidir a la siguiente persona responsable.
Entrega los resultados junto con su estado de verificación
Si quien realiza la investigación no es quien decide la adopción, entregar solo la conclusión no comunica qué se ha comprobado.
Por eso, registra para cada opción las condiciones necesarias y hasta dónde se han verificado.
La siguiente nota ficticia se creó para explicar el proceso; no representa el rendimiento ni los precios de un servicio real.
Objetivo: elegir una opción de videoconferencia para probar en un taller de hasta 20 personas, con acceso desde móvil.
Puntos de comprobación: participantes, acceso desde móvil y límite de duración del plan gratuito.
Verificado: las indicaciones ficticias muestran el número de participantes y la forma de acceso. El plan gratuito de A permite hasta 40 minutos.
Sin verificar: duración prevista del taller, duración de las reuniones del plan gratuito de B y funcionamiento en los dispositivos previstos.
Siguiente responsable: la persona encargada comprobará la duración prevista y la duración de las reuniones de B.
Decisión: comprobar la duración necesaria y la duración de B para comparar A y B y elegir una opción.
En esta nota, «verificado» se refiere únicamente a las indicaciones ficticias anteriores.
No es el resultado de investigar productos reales ni de probarlos en un dispositivo.
Tras consultar páginas reales, añade el nombre del servicio, el plan aplicable, la URL de la fuente, la fecha de consulta y las condiciones indicadas.
Si no encuentras un dato, en lugar de dejarlo simplemente vacío, anota que no está verificado y decide quién lo comprobará después.
Registra por separado la información oficial y las pruebas reales
Que una página oficial indique que se puede acceder desde un móvil no demuestra por sí solo que funcione sin problemas en todos los dispositivos de los participantes.
Antes de usarlo en el trabajo, prueba cuando sea necesario con los dispositivos y la red previstos.
Distingue en la nota lo confirmado en la página oficial de los resultados de pruebas reales; no presentes como probadas condiciones que aún no se han probado.
Actualiza la decisión cuando se aclara una condición
Supongamos que la persona que recibe la nota pregunta a quien organiza el taller y confirma que durará 60 minutos.
Supongamos además que una indicación ficticia del servicio B contiene esta condición.
El plan gratuito del servicio B permite reuniones de hasta 90 minutos cada una.
Fecha de comprobación del ejemplo: 11 de enero de 2027.
Comparemos esta información con los límites ficticios anteriores: 40 minutos para A y 90 para B.
Si los 60 minutos previstos se celebran en una sola reunión, los 40 minutos de A no bastan y los 90 de B cumplen la condición de duración.
Sin embargo, según la indicación, para acceder a B desde móvil se necesita una aplicación específica.
Aún no se ha comprobado si las personas participantes pueden usarla ni si la organización permite instalarla.
Por tanto, solo se puede decidir el siguiente paso: comprobar B como opción para una prueba.
Antes de adoptar B formalmente, la persona responsable comprobará su funcionamiento en los dispositivos previstos y las reglas de la organización.
Los nombres y duraciones del ejemplo son ficticios y no representan condiciones de productos reales.
Distingue la nota actualizada de la versión anterior
Cuando llega información nueva, registra qué se ha comprobado, en vez de cambiar silenciosamente solo la conclusión anterior.
Comprobación adicional: el taller durará 60 minutos y el plan gratuito de B permite hasta 90 minutos por reunión.
Cambio de decisión: si los 60 minutos se celebran en una sola reunión, los 40 de A no bastan; comprobar B como opción para una prueba.
Pendiente: si la aplicación de B funciona en los dispositivos previstos y cumple las reglas de la organización.
Decisión de adopción formal: la tomarán la persona responsable y quien aprueba después de las comprobaciones anteriores.
En un trabajo real, registra también, según las reglas de intercambio, quién comprobó la información adicional, cuándo y qué URL o respuesta sirvió de fundamento.
Aunque aumenten las condiciones verificadas, no presentes como comprobados los puntos que siguen pendientes.
Adapta el alcance de la petición a cada tarea
Además de elegir servicios de videoconferencia, la IA puede ayudar a organizar los aspectos iniciales de una investigación.
Como la información y las fuentes necesarias dependen de cada trabajo, es importante explicar para qué se utilizará la información, en lugar de reutilizar siempre la misma petición.
Prepara información para clientes
Por ejemplo, puedes identificar preguntas que podrían hacer los clientes sobre un evento ya anunciado públicamente.
Antes de introducir o enviar información confidencial o datos personales, comprueba las normas de tu organización y las condiciones del servicio para determinar si está permitido enviar esa información.
Si no está claro que tengas permiso, no la envíes y prueba con información pública o contenido ficticio.
La siguiente convocatoria es ficticia y se ha creado para explicar el procedimiento.
Taller de manualidades para familias
Fecha y hora: 12 de junio de 2027, de 10:00 a 11:30
Lugar: sala de manualidades del centro de aprendizaje local
Inscripción: a través del sitio web de la organización.
Precio: gratuito
La convocatoria no corresponde a un evento ni a un lugar reales.
En el ejemplo se entrega el extracto a la IA para proponer preguntas y determinar si contiene la información necesaria para responderlas.
Lee la siguiente convocatoria y propone tres preguntas que podrían hacer los clientes.
Para cada una, indica si la respuesta aparece en el anuncio o si debe consultarse a la persona responsable.
No añadas respuestas basadas en suposiciones sobre información ausente.
Taller de manualidades para familias
Fecha y hora: 12 de junio de 2027, de 10:00 a 11:30
Lugar: sala de manualidades del centro de aprendizaje local
Inscripción: a través del sitio web de la organización.
Precio: gratuito
El siguiente ejemplo ficticio muestra cómo podría ser una respuesta a esa petición.
Pregunta: ¿cuánto cuesta participar?
Respuesta propuesta: es gratuito; figura en la convocatoria.
Pregunta: ¿a qué hora empieza?
Respuesta propuesta: a las 10:00; figura en la convocatoria.
Pregunta: ¿cuál es la fecha límite de inscripción?
Respuesta propuesta: no figura en la convocatoria; consulta a la persona responsable.
El precio y la hora de inicio pueden contrastarse con la convocatoria anterior.
La fecha límite no aparece en este extracto: podemos afirmar que no está indicada aquí, pero no que no exista.
En el trabajo real, consulta la convocatoria completa o la página oficial actualizada y pregunta a la organización lo que aún no esté claro.
No publiques directamente la respuesta de la IA: compara la propuesta con el material publicado por la fuente y deja que la persona responsable decida qué puede publicarse.
Si la IA debe leer una página pública, comprueba que realmente pueda acceder o proporciónale contenido cuya introducción esté autorizada.
Consulta a la persona responsable aunque aún falte información
En el taller creativo ficticio anterior, el extracto del anuncio no indicaba una fecha límite de inscripción.
En este momento no se trata de decidir que no hay fecha límite ni de pedir a la IA que invente una, sino de preparar la pregunta para la organización.
La persona que prepara las respuestas para clientes podría solicitar esta confirmación:
Estoy preparando información para clientes sobre el taller creativo familiar.
En el extracto del anuncio público pude confirmar el precio y la hora de inicio, pero no encontré una fecha límite de inscripción.
¿Podrían indicarme si se ha fijado una fecha límite y, en caso afirmativo, la fecha, la hora y la formulación que podemos usar en el anuncio?
La solicitud distingue lo confirmado de lo que aún no se puede responder.
También pregunta si se ha fijado una fecha límite, en lugar de suponer por qué no aparece en el extracto.
Aunque solo hayas comprobado un extracto, puedes pedir una confirmación explicando claramente qué falta.
Antes de comunicar el plazo a los clientes, verifica que la respuesta de la organización se refiera al mismo taller y a qué momento corresponde la información.
Usa la confirmación para preparar una respuesta
Para este ejemplo didáctico, supongamos que la organización responde:
Está previsto aceptar inscripciones hasta el 5 de junio de 2027 a las 17:00.
Si se alcanza el aforo, las inscripciones se cerrarán antes.
Además de la fecha y la hora, es importante conservar la condición de que las inscripciones pueden cerrarse antes si se alcanza el aforo.
Afirmar que está garantizado poder inscribirse hasta el 5 de junio añadiría una promesa que no aparece en la respuesta.
La persona responsable podría redactar esta alternativa:
Está previsto aceptar inscripciones hasta el 5 de junio de 2027 a las 17:00.
No obstante, si se alcanza el aforo, las inscripciones se cerrarán antes.
Consulta el anuncio de la organización para conocer la disponibilidad actual.
Este borrador se basa en la respuesta ficticia y no describe un evento real.
Si respondes después de la fecha indicada, no reutilices el texto sin cambios: consulta el anuncio actualizado para comprobar si las inscripciones han terminado.
Incluso antes de esa fecha, la respuesta por sí sola no indica si ya se ha alcanzado el aforo; comprueba la disponibilidad actual por separado y no prometas una plaza mientras siga sin verificarse.
En un caso real, comprueba también si puedes compartir la respuesta y registra, según las reglas de tu organización, quién respondió, cuándo y dónde consultar la información actualizada.
Si usas IA para redactar una respuesta, comprueba antes de introducir el texto de la organización si contiene información no pública y si tienes permiso para enviarla al servicio.
Si el permiso no está claro, no envíes el texto real: verifica la autorización necesaria o practica la estructura con condiciones ficticias.
Investiga el alcance de normas y programas públicos
Al iniciar una actividad, también puede ser útil buscar las guías publicadas por organismos públicos y organizar los puntos que conviene leer.
La aplicación de un programa a una empresa o persona puede variar según el momento y las circunstancias.
Al pedir un resumen a la IA, indica la región, el momento que quieres comprobar y el alcance del trámite; solicita también las guías del organismo público como fuentes de consulta.
Ante decisiones importantes sobre solicitudes o contratos, no decidas solo con el resumen de la IA: consulta la información original o al organismo responsable y, si hace falta, a un profesional especializado.
Si no encuentras una fuente, no concluyas que el programa no existe: registra que no se ha podido confirmar dentro del alcance investigado.
Decide de antemano cuándo detenerte
En el trabajo, define no solo hasta dónde puedes avanzar, sino también en qué condiciones debes detenerte para pedir una comprobación.
Por ejemplo, no continúes por tu cuenta sin consultar en estos casos:
- La investigación requiere introducir información interna y no sabes si está permitido enviarla.
- No puedes abrir la página indicada por la IA o no encuentras el pasaje que respalda su explicación.
- Hay información contradictoria sobre precios o condiciones y no puedes determinar el plan o la fecha de actualización.
- Estás a punto de realizar una acción con consecuencias, como firmar un contrato, contactar a una persona o publicar información externamente.
Detenerse no significa que la investigación haya sido inútil.
Anotar tanto lo que se sabe como lo que no se sabe permite plantear consultas concretas a la fuente correspondiente o a quien debe aprobar.
Registra también lo que la IA no pudo hacer
Puede que no se obtenga la información necesaria, por ejemplo si no se dispone de búsqueda web o no se puede acceder a una fuente. [1][2]
Aunque la IA haya respondido, no entregues como verificada información que no pudo buscarse.
Anota los nombres de las páginas inaccesibles o las condiciones pendientes, y busca por otra vía o consulta al proveedor.
Resumen: la IA organiza; las personas comprueban y deciden
Al usar investigación con IA en el trabajo, define primero el objetivo y las funciones, y comprueba las reglas antes de introducir información.
Registra por separado el estado de verificación de las opciones y fuentes reunidas por la IA, y abre personalmente los documentos necesarios.
No te apresures a decidir con puntos sin verificar: entrégalos a la siguiente persona responsable y a quien deba aprobar.
Sources
[1] https://help.openai.com/en/articles/8313428-does-chatgpt-tell-the-truth — OpenAI Help Center, Does ChatGPT tell the truth? [2] https://help.openai.com/en/articles/9237897-searching-the-web-with-chatgpt — OpenAI Help Center, Searching the web with ChatGPT