Jak wykorzystać research z AI w pracy: przykłady i bezpieczne kroki
Redakcja 3inch.ai · · Zaktualizowano
Zbieranie kandydatów i wyszukiwanie potrzebnych fragmentów w wielu materiałach może zajmować sporo czasu.
AI może pomóc uporządkować punkty do sprawdzenia i znaleźć informacje publiczne, ale ważne jest też to, jakie dane firmowe wolno wprowadzić i czy można bez zmian użyć wyników.
Na konkretnym przykładzie przyjrzymy się kolejnym etapom: od kontroli przed wpisaniem danych po przekazanie wyników.
Najpierw ustalmy zakres pracy, którą powierzymy AI.
Najpierw określ, o czym zdecyduje człowiek
Zanim użyjesz AI, ustal cel pracy i osobę podejmującą ostateczną decyzję.
Załóżmy, że osoba w małej firmie wybiera usługę spotkań online do wewnętrznych spotkań edukacyjnych.
Celem nie jest zlecenie AI wyboru jednej popularnej usługi, lecz przygotowanie kryteriów wyboru kandydatów do testów w firmie.
AI może pomóc znaleźć publiczne informacje i uporządkować kryteria porównania, a osoba odpowiedzialna i osoba zatwierdzająca zdecydują, co przetestować.
Przekaż warunki porównania tylko w potrzebnym zakresie
Przyjmijmy, że spotkanie odbywa się raz w miesiącu, bierze w nim udział maksymalnie 20 osób i musi być dostępne ze smartfona.
To warunki edukacyjne, a nie informacje o konkretnej firmie czy rzeczywistym spotkaniu.
Znając liczbę osób, potrzebne czynności i moment podjęcia decyzji, łatwiej określić zakres researchu.
Natomiast nazwiska uczestników czy treść umowy z kontrahentem zwykle nie są potrzebne do sprawdzenia funkcji usług na podstawie publicznych informacji.
W rzeczywistej pracy zastanów się, czy informacje są potrzebne, a następnie sprawdź zasady firmy i warunki korzystania z usługi, aby ustalić, czy wolno je przesłać.
Przed wpisaniem sprawdź zasady przesyłania i używania informacji
Zanim prześlesz tekst lub plik do AI, sprawdź, czy te informacje wolno wysłać do konkretnej usługi.
Nie wpisuj danych klientów, nieopublikowanych przychodów, umów ani dokumentów wewnętrznych tylko dlatego, że jest to wygodne.
Jeśli organizacja określiła dozwolone usługi lub konta, korzystaj z zatwierdzonego środowiska zamiast konta prywatnego.
Możliwość zmiany ustawień usługi i zgoda firmy na przesłanie danych to różne rzeczy; w razie wątpliwości zapytaj administratora lub właściwy dział przed wpisaniem informacji.
Wypróbuj fikcyjne warunki bez rzeczywistych dokumentów
W przykładzie z usługą spotkań można rozważyć kryteria, takie jak maksymalnie 20 osób i udział ze smartfona, bez przesyłania listy nazwisk czy firmowego kalendarza.
Rozpoczynając od informacji publicznych i fikcyjnych warunków, można wypróbować metodę bez wysyłania niepotrzebnych danych wewnętrznych.
Nawet przybliżone liczby mogą jednak w połączeniu ujawnić firmę lub projekt.
Przestrzegaj zasad organizacji, także przy zastępowaniu danych fikcyjnymi warunkami.
Zbierz kandydatów z informacji publicznych i przygotuj materiał do porównania
Po określeniu, jakie dane można wpisać, poproś AI o informacje potrzebne do porównania.
Przed wpisaniem lub wysłaniem informacji poufnych albo danych osobowych sprawdź zasady swojej organizacji i warunki korzystania z usługi, aby ustalić, czy wolno ci przesłać te informacje.
Jeśli nie masz pewności co do pozwolenia, nie wysyłaj ich i wypróbuj funkcję na informacjach publicznych lub fikcyjnych treściach.
Poniższa prośba jest przykładem edukacyjnym i nie przekazuje rzeczywistych materiałów firmy.
Rozważam usługę spotkań do spotkania edukacyjnego online.
Uczestników będzie maksymalnie 20 i muszą móc dołączyć ze smartfona.
Na podstawie publicznych oficjalnych informacji wymień kryteria porównania kandydatów.
Chcę sprawdzić zakres bezpłatnego użycia, sposoby dołączenia i czynności wymagane od organizatora.
Dla każdego kryterium podaj tytuł i URL oficjalnej strony; jeśli nie znajdziesz warunku lub informacji, oznacz je jako niepotwierdzone.
Nie zgaduj cen ani liczby użyć.
Prośba nie wybiera jeszcze usługi, lecz zbiera kryteria porównania i miejsca sprawdzenia oficjalnych informacji.
Nawet w odpowiedzi z wyszukiwaniem cytaty lub wyniki mogą być nieaktualne albo błędne, dlatego trzeba otworzyć wskazane strony i je sprawdzić. [2]
Sprawdź fikcyjną odpowiedź
Załóżmy, że otrzymujemy następującą odpowiedź.
Proponowane kryteria: liczba uczestników, sposób dołączenia ze smartfona, limit czasu w bezpłatnym planie, wymagania dotyczące konta organizatora.
Ceny i limity czasu sprawdź na stronie cenowej dostawcy, a sposób dołączenia ze smartfona w jego pomocy.
Źródła: nie udało się potwierdzić tytułów ani adresów URL oficjalnych stron. Pozostają niepotwierdzone.
To odpowiedź stworzona do wyjaśnienia, a nie wynik rzeczywistego wyszukiwania AI ani testu funkcji konkretnych usług.
Wskazano potrzebne kryteria, ale sama odpowiedź nie pokazuje jeszcze, która usługa spełnia warunki.
Następnie osoba odpowiedzialna szuka oficjalnych stron rzeczywistych kandydatów i zapisuje plan oraz datę sprawdzenia.
Oddziel informacje dla każdego kandydata
Aby wyjaśnić przekazywanie wyników porównania, posłużymy się dwiema fikcyjnymi usługami.
Poniższe opisy, nazwy, liczby i daty służą wyłącznie nauce i nie opisują rzeczywistych produktów.
Bezpłatny plan: maksymalnie 30 uczestników spotkania.
Smartfon: można dołączyć przez przeglądarkę.
Czas spotkania: maksymalnie 40 minut jednorazowo.
Data sprawdzenia w przykładzie: 10 stycznia 2027 r.
Bezpłatny plan: maksymalnie 50 uczestników spotkania.
Smartfon: można dołączyć przez dedykowaną aplikację.
Czas spotkania: nie podano w tym fragmencie.
Data sprawdzenia w przykładzie: 10 stycznia 2027 r.
W przykładzie wymagano udziału 20 osób i możliwości dołączenia ze smartfona.
Biorąc pod uwagę wyłącznie liczby i sposoby dołączenia z powyższych opisów, obie usługi są kandydatami do dalszego sprawdzenia.
Czas spotkania w usłudze B pozostaje niepotwierdzony, ponieważ nie podano go we fragmencie.
Brak informacji nie dowodzi ani braku ograniczenia czasu, ani braku funkcji.
Nie podano też jeszcze planowanego czasu spotkania, więc nie można ocenić, czy 40 minut w A wystarczy.
Od notatki porównawczej do kolejnego sprawdzenia
Osoba odpowiedzialna może uporządkować powyższe informacje następująco.
- Liczba uczestników: według fikcyjnych opisów A dopuszcza maksymalnie 30, a B 50 osób.
- Smartfon: A używa przeglądarki, a B dedykowanej aplikacji.
- Czas spotkania: A maksymalnie 40 minut; w opisie B brak informacji.
- Następne sprawdzenie: planowany czas spotkania edukacyjnego i czas spotkania w bezpłatnym planie B.
- Decyzja: sprawdzić planowany czas spotkania edukacyjnego oraz czas spotkania B, aby porównać A i B i wybrać kandydata.
Na tym etapie uporządkowano jedynie warunki z fikcyjnych opisów; nie przetestowano dołączania na rzeczywistym urządzeniu.
W praktyce zapisz URL rzeczywistej oficjalnej strony i datę sprawdzenia oraz uwzględnij, że pełna strona lub warunki korzystania mogą różnić się od fragmentu w przykładzie.
Rozdzielenie potwierdzonych faktów, nieprzetestowanych czynności i warunków do sprawdzenia ułatwia kolejnemu pracownikowi podjęcie decyzji.
Przekazuj wyniki razem ze stanem weryfikacji
Jeśli osoba badająca usługi nie podejmuje decyzji o wdrożeniu, przekazanie samego wniosku nie pokazuje, co zostało sprawdzone.
Dla każdego kandydata zapisz wymagane warunki i stopień ich weryfikacji.
Poniższa fikcyjna notatka służy wyjaśnieniu i nie opisuje wydajności ani cen rzeczywistych usług.
Cel: wybrać kandydata do testu usługi spotkań dla maksymalnie 20 osób, umożliwiającej udział ze smartfona.
Kryteria: liczba uczestników, sposób dołączenia ze smartfona, limit czasu w bezpłatnym planie.
Potwierdzono: liczby uczestników i sposoby dołączenia w fikcyjnych opisach. Bezpłatny plan A: maksymalnie 40 minut.
Niepotwierdzone: planowany czas spotkania edukacyjnego, czas spotkania w bezpłatnym planie B, obsługa na używanych urządzeniach.
Następna osoba: sprawdzi planowany czas spotkania edukacyjnego i czas spotkania B.
Decyzja: sprawdzić potrzebny czas oraz czas spotkania B, aby porównać A i B i wybrać kandydata.
Potwierdzenie w tej notatce oznacza wyłącznie sprawdzenie w pokazanych wyżej fikcyjnych opisach.
Nie jest to wynik badania rzeczywistego produktu ani testu na urządzeniu.
Po sprawdzeniu rzeczywistej strony dodaj nazwę usługi, właściwy plan, URL strony źródłowej, datę oraz opisane warunki.
Jeśli nie znaleziono informacji, zamiast zostawiać tylko puste pole, oznacz ją jako niepotwierdzoną i wskaż osobę do dalszej weryfikacji.
Oddziel oficjalne informacje od wyników rzeczywistego testu
Nawet jeśli oficjalna strona mówi, że można dołączyć ze smartfona, nie dowodzi to bezproblemowego działania na wszystkich urządzeniach uczestników.
Przed użyciem w pracy w razie potrzeby przetestuj przewidywane urządzenia i sieć.
W notatce oddziel to, co potwierdzono na oficjalnej stronie, od wyników rzeczywistego testu, i nie oznaczaj nieprzetestowanych warunków jako sprawdzonych w praktyce.
Zaktualizuj ocenę, gdy poznasz niepotwierdzone warunki
Załóżmy, że osoba, która otrzymała notatkę, sprawdziła u organizatora, iż spotkanie jest planowane na 60 minut.
Przyjmijmy również, że w fikcyjnym opisie usługi B znalazła następujący warunek.
W bezpłatnym planie usługi B jedno spotkanie może trwać maksymalnie 90 minut.
Data sprawdzenia w przykładzie: 11 stycznia 2027 r.
Porównajmy tę informację z wcześniejszymi limitami: A maksymalnie 40 minut, B maksymalnie 90 minut.
Jeśli zaplanowane 60 minut ma odbyć się jako jedno spotkanie, 40 minut w A nie wystarczy, a 90 minut w B spełnia warunek czasu.
Usługa B wymaga jednak dedykowanej aplikacji przy dołączaniu ze smartfona.
Nie sprawdzono jeszcze, czy planowani uczestnicy mogą jej użyć ani czy organizacja pozwala na instalację.
Na tym etapie można więc zdecydować jedynie o kolejnym zadaniu: sprawdzeniu B jako kandydata do testu.
Przed decyzją o formalnym wdrożeniu osoba odpowiedzialna sprawdza obsługę na przewidywanych urządzeniach uczestników i zasady organizacji.
Nazwy usług i czasy spotkań w tym przykładzie są fikcyjne i nie opisują warunków rzeczywistych produktów.
Odróżnij uzupełnioną notatkę od poprzedniej wersji
Po uzyskaniu nowych informacji nie zmieniaj po cichu samego wniosku: zapisz, czego dodatkowo się dowiedziano.
Dodatkowo potwierdzono: spotkanie jest planowane na 60 minut. Bezpłatny plan B: maksymalnie 90 minut jednorazowo.
Zmiana oceny: jeśli 60 minut ma odbyć się jako jedno spotkanie, 40 minut w A nie wystarczy; sprawdzić B jako kandydata do testu.
Pozostało sprawdzić: czy uczestnicy mogą użyć aplikacji B na swoich urządzeniach i czy odpowiada to zasadom organizacji.
Decyzja o formalnym wdrożeniu: po sprawdzeniu powyższego podejmą ją osoba odpowiedzialna i osoba zatwierdzająca.
W rzeczywistej pracy zgodnie z zasadami udostępniania zapisz również osobę dokonującą dodatkowego sprawdzenia, datę, URL źródła lub wynik zapytania.
Kluczowe jest, aby wraz ze wzrostem liczby potwierdzonych warunków nie oznaczać pozostałych niewiadomych jako sprawdzonych.
Dostosuj zakres prośby do sytuacji w pracy
Poza wyborem usługi spotkań AI może pomóc uporządkować perspektywy, od których warto zacząć research.
Potrzebne informacje i źródła różnią się w zależności od zadania, dlatego zamiast powtarzać tę samą prośbę, warto wyjaśnić do czego informacje będą użyte.
Przygotuj informacje dla klientów
Rozważmy sytuację, w której chcemy znaleźć pytania, jakie klienci mogą zadać o publicznie ogłoszone wydarzenie.
Przed wpisaniem lub wysłaniem informacji poufnych albo danych osobowych sprawdź zasady swojej organizacji i warunki korzystania z usługi, aby ustalić, czy wolno ci przesłać te informacje.
Jeśli nie masz pewności co do pozwolenia, nie wysyłaj ich i wypróbuj funkcję na informacjach publicznych lub fikcyjnych treściach.
Poniższe ogłoszenie jest fikcyjnym przykładem przygotowanym do wyjaśnienia.
Warsztaty rękodzieła dla rodziców i dzieci
Termin: 12 czerwca 2027 r., 10:00–11:30
Miejsce: pracownia rękodzieła w miejskim centrum edukacyjnym
Zapisy: przyjmowane na stronie internetowej organizatora.
Opłata za udział: bezpłatnie
Przykład nie przedstawia rzeczywistego wydarzenia ani miejsca.
W tym ćwiczeniu przekazujemy fragment AI, aby zaproponowało pytania i uporządkowało informacje potrzebne do odpowiedzi.
Przeczytaj poniższe ogłoszenie i zaproponuj trzy pytania, które mogą zadać klienci.
Dla każdego pytania określ, czy odpowiedź znajduje się w ogłoszeniu, czy wymaga sprawdzenia u osoby odpowiedzialnej.
Nie dodawaj do odpowiedzi domysłów o informacjach, których nie ma w ogłoszeniu.
Warsztaty rękodzieła dla rodziców i dzieci
Termin: 12 czerwca 2027 r., 10:00–11:30
Miejsce: pracownia rękodzieła w miejskim centrum edukacyjnym
Zapisy: przyjmowane na stronie internetowej organizatora.
Opłata za udział: bezpłatnie
Poniżej znajduje się fikcyjny przykład pokazujący możliwy kształt odpowiedzi na tę prośbę.
Pytanie: ile kosztuje udział?
Propozycja odpowiedzi: udział jest bezpłatny. Informacja znajduje się w ogłoszeniu.
Pytanie: o której zaczynają się warsztaty?
Propozycja odpowiedzi: o 10:00. Informacja znajduje się w ogłoszeniu.
Pytanie: kiedy upływa termin zapisów?
Propozycja odpowiedzi: nie podano tego w ogłoszeniu. Zapytaj osobę odpowiedzialną.
Opłatę i godzinę rozpoczęcia można porównać z powyższym ogłoszeniem.
Terminu zapisów nie ma w tym fragmencie, więc wiadomo, że nie został podany, ale nie wiadomo, czy w ogóle istnieje.
W praktyce sprawdź pełną treść ogłoszenia lub najnowszą oficjalną stronę, a jeśli nadal czegoś nie wiesz, zapytaj organizatora.
Nie publikuj odpowiedzi AI bez sprawdzenia: porównaj propozycję z materiałem opublikowanym przez źródło, a osoba odpowiedzialna określi zakres publikacji.
Jeśli AI ma przeczytać publiczną stronę, sprawdź, czy faktycznie ma do niej dostęp, albo przekaż treść, którą wolno wprowadzić.
Zapytaj osobę odpowiedzialną, gdy część informacji pozostaje niepotwierdzona
W opisanych wyżej fikcyjnych warsztatach kreatywnych fragment ogłoszenia nie podawał terminu zakończenia zapisów.
Na tym etapie nie należy ani uznawać, że termin nie istnieje, ani prosić AI o wymyślenie daty; trzeba przygotować pytanie do organizatora.
Osoba przygotowująca odpowiedzi dla klientów może na przykład wysłać taką prośbę:
Przygotowuję informacje dla klientów o rodzinnych warsztatach kreatywnych.
We fragmencie publicznego ogłoszenia udało mi się potwierdzić opłatę i godzinę rozpoczęcia, ale nie udało mi się znaleźć informacji o terminie zakończenia zapisów.
Proszę o informację, czy taki termin ustalono, a jeśli tak, jaka jest data, godzina oraz jakiego sformułowania możemy użyć w ogłoszeniu.
Prośba oddziela potwierdzone informacje od tych, na które nie można jeszcze odpowiedzieć.
Pyta również, czy termin w ogóle ustalono, zamiast zgadywać przyczynę jego braku we fragmencie.
Nawet po sprawdzeniu jedynie fragmentu możesz poprosić o wyjaśnienie i jasno wskazać, czego brakuje.
Zanim podasz klientom termin, sprawdź, czy odpowiedź organizatora dotyczy tych samych warsztatów i z jakiego momentu pochodzi informacja.
Wykorzystaj potwierdzenie do przygotowania odpowiedzi
W przykładzie edukacyjnym załóżmy, że organizator odpowiada:
Zapisy mają trwać do 5 czerwca 2027 r. do godziny 17:00.
Jeśli limit miejsc zostanie osiągnięty wcześniej, zapisy zakończą się wcześniej.
Oprócz daty i godziny trzeba przekazać warunek, że zapisy mogą zakończyć się wcześniej po wyczerpaniu miejsc.
Stwierdzenie, że zapis do 5 czerwca jest gwarantowany, dodawałoby obietnicę, której nie ma w odpowiedzi.
Osoba przygotowująca odpowiedź może zamiast tego napisać:
Zapisy mają trwać do 5 czerwca 2027 r. do godziny 17:00.
Jeśli jednak limit miejsc zostanie osiągnięty wcześniej, zapisy zakończą się wcześniej.
Aktualną dostępność sprawdź w ogłoszeniu organizatora.
Ten projekt opiera się na fikcyjnej odpowiedzi i nie opisuje prawdziwego wydarzenia.
Jeśli odpowiadasz po wskazanej dacie, nie używaj tekstu bez zmian: sprawdź w aktualnym ogłoszeniu, czy zapisy się zakończyły.
Także przed tą datą sama odpowiedź nie mówi, czy limit miejsc został już osiągnięty; osobno sprawdź aktualną dostępność i nie obiecuj miejsca, dopóki nie zostanie to potwierdzone.
W rzeczywistej pracy sprawdź również, czy wolno udostępnić odpowiedź, i zgodnie z zasadami organizacji zapisz, kto odpowiedział, kiedy oraz gdzie znaleźć aktualne informacje.
Jeśli używasz AI do przygotowania odpowiedzi, przed wpisaniem tekstu organizatora sprawdź, czy zawiera on informacje niepubliczne i czy wolno wysłać je do usługi.
Jeśli pozwolenie nie jest jasne, nie wysyłaj rzeczywistego tekstu; wyjaśnij wymagane uprawnienia albo przećwicz formę na fikcyjnych warunkach.
Zbierz podstawowe informacje o publicznych przepisach i zasadach
Przy rozpoczynaniu nowego zadania można też wyszukać materiały publikowane przez instytucje publiczne i uporządkować punkty do przeczytania.
To, czy dane przepisy lub rozwiązania dotyczą firmy albo osoby, zależy jednak od czasu i sytuacji.
Pytając AI o ogólne informacje, określ region, moment, którego dotyczy sprawdzenie, oraz zakres procedury; poproś o wskazanie materiałów instytucji publicznych.
Przed ważnym wnioskiem lub decyzją o umowie nie polegaj wyłącznie na podsumowaniu AI: sprawdź oryginalne informacje lub skontaktuj się z właściwym urzędem, a w razie potrzeby skonsultuj się ze specjalistą.
Jeśli nie znajdziesz źródła, nie twierdź, że przepisy lub rozwiązanie nie istnieją; zapisz, że nie udało się tego potwierdzić w zbadanym zakresie.
Ustal sytuacje, w których należy przerwać pracę
Korzystając z AI w pracy, określ nie tylko zakres dopuszczalnych działań, ale także warunki przerwania, gdy potrzebne jest dodatkowe sprawdzenie.
Na przykład w poniższych sytuacjach nie kontynuuj samodzielnie bez wyjaśnienia wątpliwości.
- Nie da się kontynuować bez wpisania informacji wewnętrznych, a zgoda na ich przesłanie jest niejasna.
- Nie można otworzyć strony wskazanej przez AI jako źródło lub znaleźć w niej odpowiedniego fragmentu.
- Informacje o cenach lub warunkach są sprzeczne i nie można ustalić właściwego planu ani daty aktualizacji.
- Na podstawie wyników planowane jest działanie mające konsekwencje, takie jak zawarcie umowy, kontakt z osobą lub publikacja na zewnątrz.
Przerwanie nie oznacza, że research poszedł na marne.
Zapisanie tego, co wiadomo i czego nie wiadomo, pozwala konkretnie skonsultować sprawę ze źródłem informacji lub osobą zatwierdzającą.
Zapisz także to, czego AI nie zdołało zrobić
Brak dostępu do wyszukiwania internetowego lub źródła może uniemożliwić uzyskanie potrzebnych informacji. [1][2]
Nawet jeśli otrzymasz odpowiedź, ważne jest, aby nie przekazywać informacji, których nie udało się wyszukać, jako potwierdzonych.
Zapisz nazwę niedostępnej strony lub warunki do sprawdzenia, a następnie poszukaj informacji inną drogą lub zapytaj dostawcę.
Podsumowanie: AI porządkuje, człowiek sprawdza i decyduje
W researchu z AI w pracy najpierw ustal cel i role, a przed wpisaniem danych sprawdź zasady ich użycia.
Zapisuj kandydatów i źródła z podziałem na stan weryfikacji, a potrzebne materiały otwieraj i sprawdzaj samodzielnie.
Bezpieczna praktyka to nie spieszyć się z decyzją mimo niepotwierdzonych kwestii i przekazać je kolejnej osobie odpowiedzialnej oraz zatwierdzającej.
Sources
[1] https://help.openai.com/en/articles/8313428-does-chatgpt-tell-the-truth — OpenAI Help Center, Does ChatGPT tell the truth? [2] https://help.openai.com/en/articles/9237897-searching-the-web-with-chatgpt — OpenAI Help Center, Searching the web with ChatGPT