Recherche assistée par IA au travail : exemples et étapes de précaution
Rédaction de 3inch.ai · · Mis à jour
Au travail, rassembler des candidats ou chercher les passages utiles parmi de nombreux documents peut prendre du temps.
L’IA peut aider à organiser les points de recherche et à vérifier des informations publiques, mais il faut aussi déterminer quelles données internes saisir et si les résultats peuvent être utilisés directement.
À partir d’exemples professionnels, cet article présente les étapes allant des contrôles avant la saisie à la transmission des résultats.
Définissez d’abord ce que vous souhaitez confier à l’IA.
Clarifier ce que les personnes décideront
Avant d’utiliser l’IA, définissez l’objectif du travail et la personne qui prendra la décision finale.
Imaginons qu’une personne dans une petite entreprise étudie des services de visioconférence pour un atelier interne.
L’objectif n’est pas de laisser l’IA choisir un service populaire, mais de réunir les critères nécessaires pour sélectionner des candidats à tester dans l’entreprise.
L’IA peut chercher des informations publiques et organiser des critères ; la personne responsable et la personne chargée de l’approbation décident finalement des services à essayer.
Communiquer seulement les conditions nécessaires
Supposons que l’atelier ait lieu une fois par mois, avec 20 participants au maximum et la possibilité de rejoindre sur smartphone.
Ces conditions sont un exemple pédagogique : elles ne décrivent ni une entreprise précise ni un atelier réel.
Connaître le nombre de participants, les opérations nécessaires et la date souhaitée pour décider aide à préciser ce qu’il faut rechercher.
En revanche, les noms des participants ou les contrats avec des partenaires ne sont généralement pas nécessaires pour étudier des fonctions à partir d’informations publiques.
Dans le travail réel, demandez-vous quelles informations sont vraiment nécessaires, puis vérifiez les règles de l’entreprise et les conditions d’utilisation du service afin de déterminer si vous pouvez les envoyer.
Vérifier avant la saisie la transmission et le cadre d’utilisation
Avant d’envoyer du texte ou des fichiers à une IA, vérifiez si ces informations peuvent être transmises à ce service précis.
Ne saisissez pas des données clients, ventes non publiées, contrats ou documents internes uniquement parce que cela semble pratique.
Si votre organisation a désigné des services ou comptes autorisés, utilisez cet environnement plutôt qu’un compte personnel.
Pouvoir modifier les paramètres d’un service ne signifie pas que l’entreprise autorise la transmission : en cas de doute, consultez l’administration ou le service responsable avant la saisie.
Essayer avec des conditions fictives plutôt qu’avec des documents réels
Pour choisir un service de visioconférence, vous pouvez élaborer des critères à partir de conditions comme 20 personnes au maximum et participation sur smartphone, sans transmettre de liste nominative ni d’agenda interne.
Commencer uniquement avec des informations publiques et des conditions fictives permet d’essayer la démarche sans envoyer des données internes inutiles.
Toutefois, même des chiffres rendus approximatifs peuvent, une fois combinés, permettre d’identifier l’entreprise ou le dossier.
Respectez en priorité les règles de votre organisation, y compris lorsque vous remplacez des données par des conditions fictives.
Réunir des informations publiques pour préparer une comparaison
Une fois le périmètre des informations autorisées défini, demandez à l’IA les éléments nécessaires à la comparaison.
Avant de saisir ou d’envoyer des informations confidentielles ou personnelles, vérifiez les règles de votre organisation et les conditions d’utilisation du service afin de déterminer si vous êtes autorisé à transmettre ces informations.
Si l’autorisation n’est pas claire, ne les envoyez pas et faites plutôt un essai avec des informations publiques ou un contenu fictif.
La demande suivante est un exemple pédagogique sans transmission de documents internes réels.
J’étudie des services de visioconférence pour un atelier d’étude en ligne.
Il y aura 20 participants au maximum et la participation sur smartphone doit être possible.
À partir d’informations officielles publiques, indique des critères pour comparer les candidats.
Je souhaite vérifier le périmètre gratuit, les modes de participation et les opérations nécessaires à l’organisateur.
Pour chaque critère, donne le titre et l’URL d’une page officielle à vérifier ; indique comme non vérifiée toute condition ou information introuvable.
Ne complète pas les prix ou nombres d’utilisations par des suppositions.
Cette demande ne choisit pas encore un service : elle recueille des critères et des sources officielles à consulter.
Même avec une fonction de recherche, les citations ou résultats peuvent être anciens ou erronés : ouvrez les pages indiquées pour les vérifier. [2]
Examiner une réponse fictive
Supposons que la réponse suivante soit fournie.
Critères possibles : nombre de participants, participation sur smartphone, limite de durée de l’offre gratuite et compte requis pour l’organisateur.
Vérifiez prix et limites sur la page tarifaire du fournisseur, et participation sur smartphone dans son aide.
Sources : je n’ai pas pu vérifier les titres ni les URL des pages officielles. Ils restent non vérifiés.
Cette réponse a été créée pour expliquer la démarche : elle ne résulte ni d’une recherche réelle par IA ni d’un test des fonctions d’un service.
Elle énumère des critères utiles, mais ne permet pas encore de savoir quel service satisfait les conditions.
La personne responsable cherche ensuite les pages officielles des candidats réels et note l’offre et la date de vérification.
Séparer les informations vérifiées pour chaque candidat
Pour expliquer la transmission d’une comparaison, utilisons deux services fictifs.
Les indications, noms, chiffres et dates ci-dessous sont tous pédagogiques et ne décrivent pas les fonctions de produits réels.
Offre gratuite : 30 participants maximum par réunion.
Smartphone : participation depuis un navigateur.
Durée : 40 minutes maximum par réunion.
Date de vérification de l’exemple : 10 janvier 2027.
Offre gratuite : 50 participants maximum par réunion.
Smartphone : participation depuis une application dédiée.
Durée : non indiquée dans cet extrait.
Date de vérification de l’exemple : 10 janvier 2027.
L’exemple exigeait la participation de 20 personnes et l’utilisation sur smartphone.
Si l’on considère uniquement le nombre et le mode de participation des annonces ci-dessus, A et B restent tous deux des candidats à examiner.
Cependant, la durée des réunions de B est non vérifiée, car elle ne figure pas dans l’extrait.
Cette absence ne permet de conclure ni qu’il n’y a pas de limite de durée ni que la fonction est absente.
La durée prévue de l’atelier n’ayant pas encore été indiquée, on ne peut pas non plus juger si les 40 minutes de A suffisent.
Passer de la note comparative à la prochaine vérification
La personne responsable peut organiser les informations ainsi :
- Participants : dans l’exemple, 30 maximum pour A et 50 pour B.
- Smartphone : navigateur pour A, application dédiée pour B, selon les annonces fictives.
- Durée : 40 minutes maximum pour A ; non indiquée dans l’extrait pour B.
- À vérifier ensuite : durée prévue de l’atelier et durée des réunions de B avec l’offre gratuite.
- Décision : vérifier la durée prévue de l’atelier et celle des réunions de B afin de comparer A et B et de choisir un candidat.
À ce stade, seules les conditions des annonces fictives ont été organisées : aucune participation sur un appareil réel n’a été essayée.
Dans la pratique, notez les URL et dates de vérification des pages officielles réelles, et tenez compte du fait que le texte complet d’une page ou ses conditions d’utilisation peuvent différer de l’extrait consulté.
Séparer les faits vérifiés, les opérations non testées et les conditions restant à confirmer aide la personne suivante à décider.
Transmettre les résultats avec leur état de vérification
Si la personne qui a mené la recherche n’est pas celle qui décide de l’adoption, transmettre uniquement une conclusion ne permet pas de savoir ce qui a été vérifié.
Pour chaque candidat, conservez donc les conditions nécessaires et indiquez dans quelle mesure elles ont été vérifiées.
La note fictive ci-dessous sert d’illustration : elle ne décrit ni les performances ni les prix d’un service réel.
Objectif : choisir un service à essayer pour un atelier de 20 personnes maximum, accessible sur smartphone.
À vérifier : nombre de participants, mode de participation sur smartphone et limite de durée de l’offre gratuite.
Vérifié : les annonces fictives indiquent les nombres de participants et les modes de participation ; l’offre gratuite de A autorise 40 minutes maximum.
Non vérifié : durée prévue de l’atelier, durée des réunions de B avec l’offre gratuite et utilisation sur les appareils concernés.
Suite : la personne responsable vérifiera la durée prévue de l’atelier et la durée des réunions de B.
Décision : vérifier la durée nécessaire et celle offerte par B afin de comparer A et B et de choisir un candidat.
Dans cette note, « vérifié » signifie uniquement que l’information figure dans les annonces fictives ci-dessus. Ce n’est ni une recherche sur des produits réels ni le résultat d’un essai sur appareil.
Après consultation de pages réelles, ajoutez le nom du service, l’offre concernée, l’URL de la source, la date de consultation et les conditions indiquées.
Si vous ne trouvez pas une information, plutôt que de laisser une case vide, indiquez qu’elle n’est pas vérifiée et désignez la personne qui devra la chercher.
Distinguer les informations officielles des essais réels
Même si une page officielle confirme la participation sur smartphone, cela ne prouve pas que l’opération fonctionnera sans problème sur tous les appareils utilisés par les participants.
Avant l’utilisation professionnelle, effectuez si nécessaire un essai avec les appareils et le réseau prévus.
Dans la note, séparez « informations confirmées sur la page officielle » et « résultats des essais réels », sans présenter des conditions non testées comme testées.
Actualiser la décision quand une condition est confirmée
Supposons que la personne responsable demande à l’organisateur la durée prévue de l’atelier : 60 minutes.
Supposons aussi qu’une annonce fictive du service B indique la condition suivante :
L’offre gratuite du service B permet une réunion de 90 minutes maximum.
Date de vérification de l’exemple : 11 janvier 2027.
Comparons cette information aux limites fictives : 40 minutes pour A et 90 minutes pour B.
Si les 60 minutes prévues doivent se dérouler en une seule réunion, les 40 minutes de A ne suffisent pas et les 90 minutes de B satisfont la condition de durée.
Toutefois, l’annonce indiquait qu’il fallait une application dédiée pour rejoindre B sur smartphone. On n’a pas encore vérifié si les participants prévus peuvent l’utiliser ni si l’organisation autorise son installation.
La seule suite que l’on peut décider ici est donc de vérifier B comme candidat à essayer. Avant son adoption officielle, la personne responsable doit vérifier le fonctionnement sur les appareils prévus et les règles de l’organisation.
Les durées et noms de services de cet exemple sont fictifs : ils ne constituent pas les conditions d’utilisation de produits réels.
Distinguer la note actualisée de la version précédente
Lorsqu’une information nouvelle arrive, ne modifiez pas silencieusement la conclusion : conservez ce qui a été confirmé en plus.
Vérification supplémentaire : l’atelier est prévu pour 60 minutes ; l’offre gratuite de B permet 90 minutes maximum par réunion.
Changement de décision : si les 60 minutes se déroulent en une seule réunion, les 40 minutes de A ne suffisent pas ; vérifier B comme candidat à essayer.
À vérifier encore : utilisation de l’application B sur les appareils des participants et conformité aux règles de l’organisation.
Décision d’adoption officielle : prise par la personne responsable et la personne chargée de l’approbation après ces vérifications.
Dans la pratique, consignez aussi, selon les règles de partage, le nom de la personne ayant effectué la vérification supplémentaire, la date, l’URL ou le résultat de la demande ayant servi de source.
Même si davantage de conditions sont vérifiées, ne présentez pas les points encore non vérifiés comme confirmés.
Adapter le périmètre de la demande à la situation
Au-delà du choix d’un service de visioconférence, l’IA peut aider à organiser les pistes de départ d’une recherche.
Les informations et sources nécessaires varient selon le travail : plutôt que de réutiliser une demande à l’identique, précisez l’usage prévu des informations.
Préparer des informations destinées aux clients
On peut par exemple recenser les questions que des clients pourraient poser au sujet d’un événement déjà annoncé publiquement.
Avant de saisir ou d’envoyer des informations confidentielles ou personnelles, vérifiez les règles de votre organisation et les conditions d’utilisation du service afin de déterminer si vous êtes autorisé à transmettre ces informations.
Si l’autorisation n’est pas claire, ne les envoyez pas et faites plutôt un essai avec des informations publiques ou un contenu fictif.
L’annonce suivante est fictive et sert d’illustration.
Atelier créatif pour parents et enfants
Date et heure : 12 juin 2027, de 10 h à 11 h 30
Lieu : salle d’activités du centre d’apprentissage local
Inscription : sur le site web de l’organisateur.
Participation : gratuite
Cette annonce ne correspond ni à un événement ni à un lieu réels. Dans l’exemple, on transmet l’extrait à l’IA pour proposer des questions et déterminer si les informations nécessaires aux réponses y figurent.
Lis l’annonce suivante et propose trois questions que des clients pourraient poser.
Pour chaque question, distingue celles dont la réponse figure dans l’annonce de celles qui nécessitent une vérification auprès de la personne responsable.
N’ajoute pas de réponse supposée lorsque l’information ne figure pas dans l’annonce.
Atelier créatif pour parents et enfants
Date et heure : 12 juin 2027, de 10 h à 11 h 30
Lieu : salle d’activités du centre d’apprentissage local
Inscription : sur le site web de l’organisateur.
Participation : gratuite
L’exemple fictif suivant illustre une réponse possible à cette demande.
Question : combien coûte la participation ?
Réponse proposée : elle est gratuite ; c’est indiqué dans l’annonce.
Question : à quelle heure commence l’atelier ?
Réponse proposée : à 10 h ; c’est indiqué dans l’annonce.
Question : quelle est la date limite d’inscription ?
Réponse proposée : elle ne figure pas dans l’annonce ; vérifiez auprès de la personne responsable.
Le prix et l’heure de début peuvent être comparés à l’annonce ci-dessus. En revanche, la date limite n’y figure pas : on peut constater son absence dans cet extrait, mais pas conclure qu’il n’y a pas de date limite.
Dans la pratique, consultez l’annonce complète ou la page officielle à jour et interrogez l’organisateur sur les points restant incertains.
Ne publiez pas directement la réponse de l’IA : comparez le projet de réponse au document de l’émetteur, puis laissez la personne responsable décider de ce qui peut être publié.
Si l’IA doit lire une page publique, vérifiez qu’elle peut effectivement y accéder ou fournissez un contenu dont la saisie est autorisée.
Consulter la personne responsable même lorsqu’une question reste ouverte
Dans l’atelier créatif fictif ci-dessus, l’extrait de l’annonce ne précisait pas la date limite d’inscription.
À ce stade, il ne s’agit ni de décider qu’aucune date limite n’existe, ni de demander à l’IA d’en inventer une, mais de préparer la question à poser à l’organisateur.
La personne qui prépare les réponses aux clients pourrait par exemple envoyer cette demande :
Je prépare des informations pour les clients au sujet de l’atelier créatif en famille.
L’extrait de l’annonce publique confirme le tarif et l’heure de début, mais je n’y ai pas trouvé de date limite d’inscription.
Pouvez-vous me dire si une date limite a été fixée et, le cas échéant, la date, l’heure et la formulation que nous pouvons utiliser dans notre annonce ?
Cette demande distingue les éléments confirmés de ceux auxquels on ne peut pas encore répondre.
Elle demande aussi si une date limite existe, au lieu de supposer pourquoi l’extrait ne la mentionne pas.
Même après avoir vérifié seulement un extrait, vous pouvez demander une confirmation en indiquant clairement ce qui manque.
Avant de communiquer la date limite aux clients, vérifiez que la réponse de l’organisateur concerne le même atelier et à quel moment l’information s’applique.
Utiliser la confirmation pour préparer une réponse
Pour cet exemple pédagogique, supposons que l’organisateur réponde :
Les inscriptions devraient rester ouvertes jusqu’au 5 juin 2027 à 17 h 00.
Si la capacité est atteinte, elles fermeront plus tôt.
Outre la date et l’heure, il faut conserver la condition selon laquelle les inscriptions peuvent fermer plus tôt si la capacité est atteinte.
Affirmer qu’il est garanti de pouvoir s’inscrire jusqu’au 5 juin ajouterait une promesse absente de la réponse.
La personne chargée de répondre pourrait plutôt écrire :
Les inscriptions devraient rester ouvertes jusqu’au 5 juin 2027 à 17 h 00.
Toutefois, elles fermeront plus tôt si la capacité est atteinte.
Veuillez consulter l’annonce de l’organisateur pour connaître les disponibilités à jour.
Ce projet repose sur une réponse fictive et ne décrit pas un événement réel.
Si vous répondez après la date indiquée, ne réutilisez pas ce texte tel quel : vérifiez dans l’annonce actuelle si les inscriptions sont closes.
Même avant cette date, la réponse seule ne dit pas si la capacité est déjà atteinte ; vérifiez séparément la disponibilité actuelle et ne promettez pas une place tant que ce point n’est pas confirmé.
En situation réelle, vérifiez également si vous pouvez partager la réponse et notez, selon les règles de votre organisation, qui a répondu, quand et où trouver les informations à jour.
Si vous utilisez l’IA pour rédiger une réponse, vérifiez avant d’y saisir le texte de l’organisateur s’il contient des informations non publiques et si vous êtes autorisé à les transmettre au service.
Si l’autorisation n’est pas claire, n’envoyez pas le texte réel : vérifiez les droits nécessaires ou exercez-vous sur des conditions fictives.
Examiner les grandes lignes de dispositifs et règles publics
Pour une nouvelle activité, il peut aussi être utile de chercher les informations publiées par les autorités et d’organiser les points à lire.
L’applicabilité d’un dispositif à une entreprise ou à une personne dépend toutefois de la période et de la situation.
Même pour demander un aperçu à l’IA, précisez la région concernée, la période à vérifier et le périmètre de la procédure, puis demandez les informations de l’autorité compétente comme sources à consulter.
Pour une demande administrative ou une décision contractuelle importante, ne décidez pas sur le seul résumé de l’IA : vérifiez les informations d’origine ou contactez le service compétent et, si nécessaire, consultez un spécialiste.
Si aucune source n’est trouvée, ne concluez pas que le dispositif n’existe pas : notez qu’il n’a pas pu être confirmé dans le périmètre de recherche.
Définir à l’avance quand interrompre la recherche
Dans le cadre professionnel, définissez non seulement jusqu’où avancer, mais aussi quand s’arrêter pour demander une vérification.
Par exemple, ne poursuivez pas seul dans les situations suivantes :
- La recherche exige des données internes et l’autorisation de les transmettre n’est pas claire.
- La page source indiquée par l’IA ne s’ouvre pas ou ne contient pas le passage correspondant à son explication.
- Des informations sur les prix ou conditions divergent et il est impossible de déterminer l’offre ou la date de mise à jour concernée.
- La recherche doit déboucher sur une action ayant des conséquences, comme un contrat, un contact individuel ou une publication externe.
S’arrêter ne signifie pas que la recherche est perdue. En notant ce qui est connu et inconnu, vous pourrez consulter précisément la source compétente ou la personne chargée de l’approbation.
Consigner aussi ce que l’IA n’a pas pu faire
Les informations nécessaires peuvent être inaccessibles, par exemple si la recherche web n’est pas disponible ou si l’IA ne peut pas accéder à une source. [1][2]
Même si une réponse a été fournie, ne transmettez pas comme « vérifiées » des informations qui n’ont pas pu être recherchées.
Notez le nom des pages inaccessibles ou les conditions à vérifier, puis cherchez par un autre moyen ou interrogez le fournisseur.
En résumé : l’IA organise, les personnes vérifient et décident
Pour utiliser la recherche assistée par IA au travail, définissez d’abord l’objectif et les rôles, puis vérifiez les règles applicables avant toute saisie.
Consignez séparément l’état de vérification des candidats et sources réunis par l’IA, et ouvrez personnellement les documents nécessaires pour les contrôler.
Ne vous précipitez pas vers une décision en laissant des points non vérifiés : transmettez-les à la personne responsable suivante et à la personne chargée de l’approbation.
Sources
[1] https://help.openai.com/en/articles/8313428-does-chatgpt-tell-the-truth — OpenAI Help Center, Does ChatGPT tell the truth? [2] https://help.openai.com/en/articles/9237897-searching-the-web-with-chatgpt — OpenAI Help Center, Searching the web with ChatGPT