Como usar a pesquisa com IA no trabalho: exemplos e cuidados
Redação da 3inch.ai · · Atualizado
Ao pesquisar informações para o trabalho, pode levar tempo reunir opções ou encontrar os trechos necessários em muitos documentos.
A pesquisa com IA pode ajudar a organizar o que investigar e localizar informações públicas, mas também levanta dúvidas sobre quais dados internos podem ser enviados e se é seguro usar a resposta sem conferência.
Neste artigo, acompanharemos exemplos de uso no trabalho, desde as verificações antes de inserir informações até a passagem dos resultados para outra pessoa.
Comecemos definindo o que cabe à IA e o que será decidido por pessoas.
Defina primeiro o que uma pessoa vai decidir
Antes de usar IA, determine o objetivo da tarefa e quem tomará a decisão final.
Imagine uma pessoa de uma pequena empresa que está avaliando serviços de videoconferência para encontros de estudo internos.
O objetivo não é pedir à IA que escolha o serviço mais popular, mas reunir os critérios necessários para selecionar opções a serem testadas pela organização.
A IA pode ajudar a localizar informações públicas e organizar critérios de comparação; a pessoa responsável e quem aprova a escolha decidem, ao final, quais opções testar.
Informe apenas as condições necessárias à comparação
Suponha que o encontro aconteça uma vez por mês, tenha até 20 participantes e precise permitir a participação por smartphone.
Essas condições são fictícias e não descrevem uma empresa ou um encontro real.
Quando se conhecem o número de participantes, as operações necessárias e o prazo para decidir, fica mais fácil especificar o que pesquisar.
Por outro lado, os nomes das pessoas participantes e os termos de contratos com clientes normalmente não são necessários para pesquisar funções em informações públicas.
No trabalho real, avalie quais informações são necessárias e confira as regras da organização e as condições de uso do serviço para decidir se você pode enviá-las.
Antes de inserir dados, verifique o envio externo e o uso permitido
Antes de enviar texto ou arquivos à IA, confirme se essas informações podem ser enviadas àquele serviço.
Dados de clientes, vendas ainda não divulgadas, contratos e documentos de circulação interna, por exemplo, não devem ser inseridos apenas porque isso parece conveniente.
Se a organização define quais serviços e contas podem ser usados, utilize o ambiente autorizado em vez de uma conta pessoal.
Poder alterar uma configuração do serviço não significa que a organização tenha autorizado o envio dos dados; em caso de dúvida, consulte a administração ou a área responsável antes de inserir qualquer informação.
Experimente com condições fictícias, sem usar documentos reais
Na escolha do serviço de reuniões, por exemplo, é possível pensar em critérios com condições como “até 20 pessoas” e “participação por smartphone”, sem fornecer uma lista de nomes ou o calendário interno.
Assim, começar apenas com informações públicas e condições fictícias permite experimentar o processo sem enviar dados internos desnecessários.
Mesmo quando números são aproximados, porém, sua combinação pode revelar a empresa ou o projeto.
Siga as regras da organização também ao substituir dados reais por condições fictícias.
Reúna opções em informações públicas e prepare a comparação
Depois de definir o que pode ser inserido, peça à IA as informações necessárias à comparação.
Antes de inserir ou enviar informações confidenciais ou dados pessoais, confira as regras da sua organização e as condições de uso do serviço para determinar se você tem permissão para enviar essas informações.
Se a permissão não estiver clara, não as envie e faça um teste com informações públicas ou conteúdo fictício.
O pedido a seguir é um exemplo didático que não usa documentos internos reais.
Estou avaliando serviços de videoconferência para um encontro de estudos on-line.
Precisamos permitir até 20 participantes e acesso por smartphone.
Com base em informações oficiais públicas, liste os critérios para comparar as opções.
Quero verificar o que está incluído gratuitamente, como entrar na reunião e quais ações são necessárias à pessoa que organiza.
Para cada critério, indique o título e a URL da página oficial; se não encontrar informações ou condições, marque-as como não verificadas.
Não preencha preços ou quantidades por suposição.
Este pedido ainda não escolhe um serviço: reúne critérios de comparação e locais onde conferir informações oficiais.
Mesmo em uma resposta que usa busca, citações ou resultados podem estar desatualizados ou incorretos; portanto, é preciso abrir e conferir as páginas indicadas. [2]
Examine uma resposta fictícia
Suponha que a resposta seja a seguinte.
Possíveis critérios: número de participantes, acesso por smartphone, limite de duração do plano gratuito e requisitos de conta para quem organiza.
Confira preços e limites de tempo na página de preços do fornecedor e o acesso por smartphone na ajuda do fornecedor.
Fontes: não foi possível confirmar os títulos nem as URLs das páginas oficiais. Permanecem não verificados.
Esta resposta foi criada para explicar o procedimento: não é um resultado real de busca por IA nem uma verificação das funções de serviços específicos.
Ela apresenta critérios úteis, mas não permite concluir quais serviços atendem às condições.
Em seguida, a pessoa responsável procura as páginas oficiais das opções reais e registra o plano e a data da consulta.
Separe as informações verificadas por opção
Para explicar como transmitir os resultados de uma comparação, usaremos dois serviços fictícios.
As orientações, os nomes, os números e as datas de consulta a seguir são didáticos e não descrevem funções de produtos reais.
Plano gratuito: até 30 participantes por reunião.
Smartphone: é possível participar pelo navegador.
Duração: até 40 minutos por reunião.
Data de consulta no exemplo: 2027-01-10.
Plano gratuito: até 50 participantes por reunião.
Smartphone: é possível participar por aplicativo dedicado.
Duração: não consta neste trecho.
Data de consulta no exemplo: 2027-01-10.
Neste exemplo, as condições eram permitir 20 participantes e acesso por smartphone.
Considerando apenas os números e meios de acesso das orientações acima, A e B são opções que merecem investigação adicional.
Porém, a duração da reunião no B não foi verificada, pois não consta no trecho apresentado.
A ausência dessa informação não permite concluir que não existe limite de tempo nem que a função não existe.
Como a duração planejada do encontro ainda não foi informada no exemplo, também não é possível saber se os 40 minutos do A bastam.
Use a nota de comparação para definir a próxima verificação
A pessoa responsável pode organizar o que foi mostrado assim:
- Participantes: no exemplo, A permite até 30 e B, até 50.
- Smartphone: no exemplo, A usa navegador e B, aplicativo dedicado.
- Duração da reunião: A permite até 40 minutos; o trecho de B não informa o limite.
- Próxima verificação: confirmar a duração planejada do encontro e a duração no plano gratuito de B.
- Decisão: confirmar a duração planejada do encontro e a duração das reuniões de B para comparar A e B e escolher uma opção.
Até aqui, apenas organizamos as condições das orientações fictícias: ninguém testou a participação em dispositivos reais.
No trabalho real, registre a URL da página oficial e a data de consulta e considere que o conteúdo integral e as condições da página real podem diferir dos trechos efetivamente consultados.
Separar fatos confirmados, operações não testadas e condições ainda a verificar ajuda a próxima pessoa a decidir.
Transmita os resultados junto com seu estado de verificação
Quando a pessoa que pesquisa não é a mesma que decide pela adoção, entregar apenas uma conclusão não mostra o que foi conferido.
Para cada opção, registre as condições necessárias e até onde foi possível verificá-las.
A nota a seguir é fictícia e não representa desempenho ou preços de serviços reais.
Objetivo: escolher uma opção de videoconferência para testar em um encontro de até 20 pessoas, com acesso por smartphone.
Critérios: participantes, acesso por smartphone e limite de duração do plano gratuito.
Verificado: número de participantes e meio de acesso nas orientações fictícias. O plano gratuito de A permite até 40 minutos.
Não verificado: duração planejada do encontro, duração no plano gratuito de B e operação nos dispositivos a utilizar.
Próxima pessoa responsável: confirmar a duração planejada do encontro e a duração das reuniões de B.
Decisão: confirmar o tempo necessário e a duração de B para comparar A e B e escolher uma opção.
Nesta nota, “verificado” significa apenas que o conteúdo foi conferido nas orientações fictícias apresentadas acima.
Não se trata de pesquisa sobre produtos reais nem de teste em dispositivos.
Depois de consultar páginas reais, acrescente nome do serviço, plano aplicável, URL da fonte, data de consulta e condições descritas.
Quando não encontrar uma informação, em vez de deixar o campo em branco, registre-a como não verificada e defina quem fará a próxima consulta.
Registre informações oficiais e testes reais separadamente
Mesmo que a página oficial informe que é possível entrar por smartphone, isso não demonstra que a operação funcionará sem problemas em todos os dispositivos das pessoas participantes.
Por isso, antes do uso no trabalho, teste nos dispositivos e na rede previstos, quando necessário.
Na nota, separe o que foi confirmado na página oficial dos resultados de testes reais e não registre como testada uma condição que não foi experimentada.
Atualize a decisão quando conhecer condições antes não verificadas
Suponha que a pessoa que recebeu a nota consulte quem organiza o encontro e descubra que ele está previsto para 60 minutos.
Suponha ainda que a orientação fictícia de B informe o seguinte.
No plano gratuito do serviço B, cada reunião pode durar até 90 minutos.
Data de consulta no exemplo: 2027-01-11.
Compare essa informação com os limites anteriores: 40 minutos para A e 90 para B.
Se os 60 minutos forem realizados em uma única reunião, os 40 minutos de A não bastam, enquanto os 90 minutos de B atendem à condição de tempo.
A orientação de B, porém, exige um aplicativo dedicado para acesso por smartphone.
Ainda não foi verificado se as pessoas participantes podem usar esse aplicativo ou se a organização permite sua instalação.
Portanto, a única decisão possível neste ponto é verificar B como opção para teste, não aprovar sua adoção definitiva.
Antes de decidir pela adoção, a pessoa responsável verifica a operação nos dispositivos previstos e as regras de uso da organização.
Os serviços e durações deste exemplo são fictícios e não representam condições de produtos reais.
Distinga a nota atualizada da versão anterior
Ao obter novas informações, registre o que foi acrescentado em vez de alterar silenciosamente apenas a conclusão da nota anterior.
Verificação adicional: o encontro está previsto para 60 minutos. O plano gratuito de B permite até 90 minutos por reunião.
Mudança na decisão: para realizar os 60 minutos em uma reunião, os 40 minutos de A não bastam; verificar B como opção de teste.
Pendente: confirmar se o aplicativo de B funciona nos dispositivos previstos e se atende às regras da organização.
Decisão de adoção definitiva: será tomada pela pessoa responsável e por quem aprova depois dessas verificações.
No trabalho real, registre também quem fez a verificação adicional, a data e a URL ou o resultado da consulta, de acordo com as regras de compartilhamento.
Mesmo quando novas condições forem confirmadas, não apresente as pendências restantes como verificadas.
Adapte o pedido à situação de trabalho
Além da escolha de serviços de reunião, a IA pode ajudar a organizar critérios para iniciar outras pesquisas.
Como as informações e fontes necessárias variam conforme a tarefa, é importante explicar para que a informação será usada, em vez de repetir sempre o mesmo pedido.
Prepare orientações para clientes
Uma aplicação é levantar possíveis dúvidas de clientes sobre um evento já divulgado.
Antes de inserir ou enviar informações confidenciais ou dados pessoais, confira as regras da sua organização e as condições de uso do serviço para determinar se você tem permissão para enviar essas informações.
Se a permissão não estiver clara, não as envie e faça um teste com informações públicas ou conteúdo fictício.
A orientação abaixo é um exemplo fictício criado para explicar o processo.
Oficina de trabalhos manuais para famílias
Data e horário: 12 de junho de 2027, das 10:00 às 11:30
Local: sala de trabalhos manuais do Centro Comunitário de Aprendizagem
Inscrições: pelo site da organização.
Participação: gratuita.
Esta orientação não descreve um evento ou local real.
No exemplo, entregamos esse trecho à IA para gerar perguntas e organizar se as informações necessárias às respostas estão presentes.
Leia a orientação de evento abaixo e pense em três perguntas que clientes poderiam fazer.
Para cada pergunta, separe o que está respondido na orientação do que precisa ser confirmado com a pessoa responsável.
Não acrescente respostas por suposição quando a informação não estiver na orientação.
Oficina de trabalhos manuais para famílias
Data e horário: 12 de junho de 2027, das 10:00 às 11:30
Local: sala de trabalhos manuais do Centro Comunitário de Aprendizagem
Inscrições: pelo site da organização.
Participação: gratuita.
O exemplo a seguir é fictício e foi criado para ilustrar uma possível resposta ao pedido.
Pergunta: quanto custa participar?
Resposta sugerida: é gratuito. A informação consta na orientação.
Pergunta: a que horas começa?
Resposta sugerida: às 10:00. A informação consta na orientação.
Pergunta: qual é o prazo de inscrição?
Resposta sugerida: não consta na orientação. Confirme com a pessoa responsável.
O preço e a hora de início podem ser comparados com a orientação apresentada acima.
Já o prazo não aparece no trecho: podemos dizer que não está informado ali, mas não que o prazo não existe.
No trabalho real, confira o texto completo ou a página oficial atualizada e pergunte à organização o que ainda não estiver claro.
Em vez de publicar a resposta da IA diretamente, compare a resposta proposta com os documentos da fonte, para que a pessoa responsável decida o que pode ser publicado.
Se pedir à IA que leia uma página pública, confirme que ela consegue acessá-la ou forneça conteúdo cuja inserção seja permitida.
Consulte a pessoa responsável mesmo com dúvidas em aberto
Na oficina criativa fictícia acima, o trecho do anúncio não informava um prazo de inscrição.
Neste momento, não se trata de concluir que não há prazo nem de pedir à IA que invente uma data, mas de preparar a pergunta à organização.
A pessoa que prepara respostas para clientes poderia enviar a seguinte solicitação:
Estou preparando informações para clientes sobre a oficina criativa para famílias.
No trecho do anúncio público, confirmei o valor e o horário de início, mas não encontrei um prazo de inscrição.
Podem informar se foi definido um prazo e, em caso positivo, a data, o horário e a formulação que podemos usar no anúncio?
A solicitação separa o que foi confirmado do que ainda não pode ser respondido.
Ela também pergunta se existe um prazo, em vez de supor por que essa informação não aparece no trecho.
Mesmo após consultar apenas um trecho, é possível pedir esclarecimentos indicando claramente o que falta.
Antes de informar o prazo aos clientes, verifique se a resposta da organização se refere à mesma oficina e a que momento a informação se aplica.
Use a confirmação para preparar uma resposta
Para este exemplo didático, suponha que a organização responda:
As inscrições devem ser aceitas até 5 de junho de 2027, às 17:00.
Se a capacidade for atingida, as inscrições serão encerradas antes.
Além da data e do horário, é importante manter a condição de que as inscrições podem encerrar antes se a capacidade for atingida.
Afirmar que é garantido poder se inscrever até 5 de junho acrescentaria uma promessa que não está na resposta.
A pessoa responsável poderia escrever esta alternativa:
As inscrições devem ser aceitas até 5 de junho de 2027, às 17:00.
Porém, se a capacidade for atingida, as inscrições serão encerradas antes.
Consulte o anúncio da organização para verificar a disponibilidade atual.
Este rascunho se baseia na resposta fictícia e não descreve um evento real.
Se você responder após a data indicada, não reutilize o texto sem mudanças: confira no anúncio atual se as inscrições foram encerradas.
Mesmo antes dessa data, a resposta por si só não informa se a capacidade já foi atingida; verifique a disponibilidade atual separadamente e não prometa uma vaga enquanto isso não estiver confirmado.
Na prática, confira também se a resposta pode ser compartilhada e registre, conforme as regras da organização, quem respondeu, quando e onde consultar as informações atuais.
Se usar IA para redigir uma resposta, verifique antes de inserir o texto da organização se ele contém informações não públicas e se você tem permissão para enviá-las ao serviço.
Se a permissão não estiver clara, não envie o texto real: esclareça a autorização necessária ou pratique a estrutura com condições fictícias.
Pesquise uma visão geral de normas e programas públicos
Ao iniciar uma tarefa, também pode ser útil localizar orientações publicadas por órgãos públicos e organizar o que precisa ser lido.
A aplicação de uma regra a uma empresa ou pessoa, porém, varia conforme o período e as circunstâncias.
Ao pedir um resumo à IA, informe região, período e escopo do procedimento que deseja verificar e peça referências às orientações dos órgãos responsáveis.
Antes de decisões importantes sobre pedidos formais ou contratos, não decida apenas pelo resumo da IA: consulte as informações originais ou o órgão responsável e, quando necessário, profissionais especializados.
Se não encontrar uma fonte, registre que ela não foi localizada no escopo pesquisado, em vez de afirmar que a regra não existe.
Defina quando interromper para verificar
Ao usar pesquisa com IA no trabalho, estabeleça não só até onde avançar, mas também as condições em que é preciso parar e confirmar.
Por exemplo, não prossiga sozinho nestas situações:
- Não é possível continuar a pesquisa sem inserir informação restrita à organização, e não está claro se o envio é permitido.
- Não é possível abrir a fonte indicada pela IA ou encontrar nela a afirmação correspondente.
- Informações sobre preços ou condições divergem e não é possível determinar o plano ou a data de atualização aplicável.
- A pesquisa levará a uma ação com consequências, como assinar contrato, contatar alguém ou publicar externamente.
Interromper para conferir não significa que a pesquisa foi inútil.
Ao registrar o que se sabe e o que falta, é possível consultar a fonte ou quem aprova com perguntas concretas.
Registre também o que a IA não conseguiu fazer
Pode não ser possível obter informações necessárias, por exemplo, quando a busca na web não está disponível ou não é possível acessar a fonte. [1][2]
Mesmo que uma resposta tenha sido gerada, não transmita como verificada uma informação que não foi possível pesquisar.
Registre o nome da página não acessada ou as condições a verificar; depois, uma pessoa pode pesquisar por outro meio ou consultar o fornecedor.
Resumo: a IA organiza; pessoas verificam e decidem
Ao usar pesquisa com IA no trabalho, defina primeiro o objetivo e os papéis e confira as regras antes de inserir informações.
Registre separadamente o estado de verificação das opções e fontes reunidas pela IA e abra os documentos necessários para conferi-los.
Não apresse uma decisão com pontos ainda não verificados; encaminhe-os à próxima pessoa responsável e a quem aprova.
Sources
[1] https://help.openai.com/en/articles/8313428-does-chatgpt-tell-the-truth — OpenAI Help Center, Does ChatGPT tell the truth? [2] https://help.openai.com/en/articles/9237897-searching-the-web-with-chatgpt — OpenAI Help Center, Searching the web with ChatGPT