Ricerca con l'IA al lavoro: esempi e passaggi per procedere con attenzione
Redazione di 3inch.ai · · Aggiornato
Cercare informazioni per lavoro può richiedere tempo, tra la raccolta di opzioni e la ricerca dei passaggi necessari in molti documenti.
La ricerca con l’IA può aiutare a organizzare cosa cercare e a trovare informazioni pubbliche, ma restano dubbi su quali dati interni si possano inserire e se la risposta sia pronta all’uso.
Seguiremo esempi concreti, dai controlli prima dell’inserimento fino al passaggio dei risultati a un’altra persona.
Cominciamo definendo quali compiti affidare all’IA e quali decisioni spettano alle persone.
Chiarisci prima che cosa decideranno le persone
Prima di usare l’IA, definisci lo scopo del lavoro e chi prenderà la decisione finale.
Immagina che una persona di una piccola azienda stia valutando servizi di videoconferenza per incontri di studio interni.
Lo scopo non è far scegliere all’IA il servizio più popolare, ma raccogliere i criteri necessari per selezionare opzioni da provare nell’organizzazione.
L’IA può aiutare a cercare informazioni pubbliche e organizzare i criteri; la persona responsabile e chi approva decidono quali opzioni provare.
Comunica solo le condizioni necessarie al confronto
Supponiamo che l’incontro si tenga una volta al mese, preveda al massimo 20 partecipanti e debba consentire l’accesso da smartphone.
Queste condizioni sono fittizie e non descrivono un’azienda o un incontro reale.
Conoscere numero di partecipanti, operazioni necessarie e momento della decisione aiuta a precisare cosa cercare.
Per cercare funzioni in informazioni pubbliche, invece, di norma non servono nomi dei partecipanti o contenuti dei contratti con clienti.
Nel lavoro reale valuta quali informazioni sono davvero necessarie e controlla le regole dell’organizzazione e le condizioni d’uso del servizio per decidere se puoi inviarle.
Prima di inserire dati, verifica l’invio esterno e l’uso consentito
Prima di inviare testo o file all’IA, verifica se puoi inviare quelle informazioni a quel servizio.
Dati dei clienti, vendite non pubbliche, contratti e documenti riservati all’interno dell’organizzazione non vanno inseriti solo perché sembra comodo.
Se l’organizzazione definisce servizi e account utilizzabili, usa l’ambiente autorizzato invece di un account personale.
Poter cambiare le impostazioni del servizio non equivale ad avere l’autorizzazione dell’organizzazione: in caso di dubbio chiedi all’amministratore o all’ufficio responsabile prima di inserire i dati.
Prova con condizioni fittizie, senza documenti reali
Per scegliere un servizio di riunione puoi usare condizioni come massimo 20 persone e accesso da smartphone, senza fornire un elenco di nomi reali o il calendario interno.
Partire solo da informazioni pubbliche e condizioni fittizie permette di provare il metodo senza inviare dati interni non necessari.
Anche dati numerici approssimati, però, possono identificare un’azienda o un progetto se combinati.
Rispetta le regole dell’organizzazione anche quando sostituisci dati reali con condizioni fittizie.
Raccogli opzioni da informazioni pubbliche e prepara il confronto
Dopo aver definito cosa puoi inserire, chiedi all’IA le informazioni necessarie al confronto.
Prima di inserire o inviare informazioni riservate o dati personali, verifica le regole della tua organizzazione e le condizioni d’uso del servizio per determinare se sei autorizzato a inviare queste informazioni.
Se l’autorizzazione non è chiara, non inviarle e prova invece con informazioni pubbliche o contenuti fittizi.
Il prompt seguente è un esempio didattico che non usa documenti interni reali.
Sto valutando servizi di videoconferenza per un incontro di studio online.
Servono fino a 20 partecipanti e accesso da smartphone.
Sulla base di informazioni ufficiali pubbliche, elenca i criteri per confrontare le opzioni.
Vorrei verificare cosa è incluso gratuitamente, come partecipare e quali operazioni sono richieste a chi organizza.
Per ogni criterio indica titolo e URL della pagina ufficiale; se non trovi informazioni o condizioni, segnala che non sono verificate.
Non completare prezzi o quantità con supposizioni.
La richiesta non sceglie ancora un servizio: raccoglie criteri di confronto e fonti ufficiali da consultare.
Anche usando la ricerca, risultati e citazioni possono essere vecchi o errati: apri e verifica le pagine indicate. [2]
Esamina una risposta fittizia
Supponiamo di ottenere la risposta seguente.
Possibili criteri: numero di partecipanti, accesso da smartphone, durata limite del piano gratuito e requisiti dell'account di chi organizza.
Controlla prezzi e durata nella pagina dei prezzi del fornitore e l'accesso da smartphone nella sua guida.
Fonti: non è stato possibile verificare i titoli e gli URL delle pagine ufficiali. Restano da verificare.
La risposta è stata creata per spiegare il procedimento: non è un risultato reale di ricerca dell’IA né una verifica delle funzioni di singoli servizi.
Presenta criteri utili, ma da sola non permette ancora di sapere quali servizi soddisfino le condizioni.
La persona responsabile cercherà poi le pagine ufficiali delle opzioni reali e registrerà piano e data della verifica.
Separa le informazioni verificate per ogni opzione
Per spiegare come trasmettere i risultati di un confronto, useremo due servizi fittizi.
Indicazioni, nomi, numeri e date seguenti sono didattici e non descrivono funzioni di prodotti reali.
Piano gratuito: fino a 30 partecipanti per riunione.
Smartphone: è possibile partecipare dal browser.
Durata: massimo 40 minuti per riunione.
Data della verifica nell'esempio: 10 gennaio 2027.
Piano gratuito: fino a 50 partecipanti per riunione.
Smartphone: è possibile partecipare tramite un'app dedicata.
Durata: non indicata in questo estratto.
Data della verifica nell'esempio: 10 gennaio 2027.
Le condizioni dell’esempio erano consentire 20 partecipanti e l’accesso da smartphone.
Considerando soltanto numero di persone e accesso indicati sopra, sia A sia B meritano ulteriori verifiche.
Tuttavia, la durata delle riunioni di B non è verificata, perché non compare nell’estratto.
L’assenza dell’informazione non dimostra né che il limite non esista né che la funzione non sia disponibile.
Poiché la durata prevista dell’incontro non è ancora indicata, non sappiamo neppure se i 40 minuti di A siano sufficienti.
Usa la nota di confronto per decidere il prossimo controllo
La persona responsabile può organizzare le informazioni così:
- Partecipanti: nell’esempio A ne ammette fino a 30, B fino a 50.
- Smartphone: nell’esempio A usa il browser, B un’app dedicata.
- Durata: A consente 40 minuti; nell’estratto di B non è indicata.
- Prossima verifica: controllare la durata prevista dell’incontro e quella delle riunioni nel piano gratuito di B.
- Decisione: verificare la durata prevista dell’incontro e quella delle riunioni di B per confrontare A e B e scegliere un’opzione.
Finora abbiamo solo organizzato condizioni ricavate da indicazioni fittizie: nessuno ha provato la partecipazione su dispositivi reali.
Nel lavoro reale registra URL della pagina ufficiale e data della verifica; considera anche che testo completo e condizioni della pagina possono differire dagli estratti consultati.
Distinguere fatti verificati, operazioni non provate e condizioni ancora da controllare aiuta la persona successiva a decidere.
Trasmetti i risultati insieme allo stato delle verifiche
Quando chi ha svolto la ricerca non è la stessa persona che decide l’adozione, una conclusione da sola non mostra cosa sia stato verificato.
Per ogni opzione registra le condizioni necessarie e fino a che punto sono state controllate.
La seguente è una nota fittizia e non rappresenta prestazioni o prezzi di servizi reali.
Obiettivo: scegliere un servizio da provare per un incontro di studio fino a 20 persone, con accesso da smartphone.
Criteri: partecipanti, accesso da smartphone e limite di durata del piano gratuito.
Verificato: numero di persone e modalità di accesso nelle indicazioni fittizie. Il piano gratuito di A consente fino a 40 minuti.
Non verificato: durata prevista dell'incontro, durata delle riunioni nel piano gratuito di B e funzionamento sui dispositivi previsti.
Prossimo incarico: la persona responsabile verifica la durata dell'incontro e quella delle riunioni di B.
Decisione: verificare il tempo necessario e la durata di B per confrontare A e B e scegliere un'opzione.
In questa nota, verificato significa solo controllato nelle indicazioni fittizie mostrate sopra.
Non è il risultato di una ricerca su prodotti reali né di una prova su dispositivi.
Dopo aver consultato pagine reali, aggiungi nome del servizio, piano applicabile, URL della fonte, data e condizioni riportate.
Se non trovi un’informazione, invece di lasciare vuoto il campo, segnala che non è verificata e stabilisci chi la controllerà.
Registra separatamente informazioni ufficiali e prove effettive
Una pagina ufficiale che dice che si può partecipare da smartphone non dimostra, da sola, che funzionerà senza problemi su tutti i dispositivi dei partecipanti.
Prima dell’uso nel lavoro, prova se necessario sui dispositivi e sulla rete previsti.
Nella nota distingui quanto confermato nella pagina ufficiale dai risultati delle prove e non dichiarare provata una condizione non testata.
Aggiorna la decisione quando conosci condizioni prima non verificate
Supponiamo che chi riceve la nota chieda agli organizzatori e scopra che l’incontro è previsto per 60 minuti.
Supponiamo anche che un’indicazione fittizia di B riporti quanto segue.
Nel piano gratuito del servizio B ogni riunione può durare fino a 90 minuti.
Data della verifica nell'esempio: 11 gennaio 2027.
Confrontiamo questa informazione con i limiti: 40 minuti per A e 90 per B.
Se i 60 minuti previsti si svolgono in un’unica riunione, i 40 minuti di A non bastano e i 90 minuti di B soddisfano il requisito di durata.
Tuttavia, le indicazioni di B richiedono un’app dedicata per partecipare da smartphone.
Non è ancora verificato se le persone previste possano usarla o se l’organizzazione ne consenta l’installazione.
A questo punto si può solo decidere di verificare B come opzione da provare, non approvarne definitivamente l’adozione.
Prima di decidere l’adozione, la persona responsabile verifica funzionamento sui dispositivi previsti e regole dell’organizzazione.
Servizi e durate dell’esempio sono fittizi e non rappresentano condizioni di prodotti reali.
Distingui la nota aggiornata dalla versione precedente
Quando ottieni nuove informazioni, registra cosa è stato aggiunto invece di riscrivere silenziosamente solo la conclusione.
Verifica aggiuntiva: l'incontro è previsto per 60 minuti. Il piano gratuito di B consente fino a 90 minuti per riunione.
Cambio di decisione: per svolgere i 60 minuti in un'unica riunione, i 40 minuti di A non bastano; verificare B come opzione da provare.
Da verificare: se l'app di B funziona sui dispositivi previsti e rispetta le regole dell'organizzazione.
Decisione definitiva: la persona responsabile e chi approva decidono dopo tali controlli.
Nel lavoro reale registra anche chi ha effettuato la verifica aggiuntiva, la data e l’URL o l’esito della richiesta, secondo le regole di condivisione.
Anche quando aumentano le condizioni verificate, non presentare come verificati i punti ancora aperti.
Adatta la richiesta alla situazione di lavoro
Anche fuori dalla scelta di un servizio di riunione, l’IA può aiutare a organizzare i criteri per avviare una ricerca.
Le informazioni e le fonti necessarie cambiano però da un lavoro all’altro: invece di ripetere la stessa richiesta, spiega a cosa serviranno le informazioni.
Prepara indicazioni per i clienti
Per esempio, puoi individuare possibili domande dei clienti su un evento già pubblicizzato.
Prima di inserire o inviare informazioni riservate o dati personali, verifica le regole della tua organizzazione e le condizioni d’uso del servizio per determinare se sei autorizzato a inviare queste informazioni.
Se l’autorizzazione non è chiara, non inviarle e prova invece con informazioni pubbliche o contenuti fittizi.
Il seguente annuncio è fittizio e creato per spiegare la procedura.
Laboratorio manuale per famiglie
Data e orario: 12 giugno 2027, dalle 10:00 alle 11:30
Luogo: laboratorio del Centro civico di apprendimento
Iscrizione: tramite il sito degli organizzatori.
Costo: gratuito
L’annuncio non descrive un evento o un luogo reali.
Nell’esempio diamo l’estratto all’IA per ottenere possibili domande e verificare se contiene le informazioni necessarie alle risposte.
Leggi l'annuncio seguente e suggerisci tre domande che potrebbero fare i clienti.
Per ogni domanda, distingui se la risposta è nell'annuncio o richiede una verifica con la persona responsabile.
Non aggiungere alle risposte informazioni assenti dall'annuncio basandoti su supposizioni.
Laboratorio manuale per famiglie
Data e orario: 12 giugno 2027, dalle 10:00 alle 11:30
Luogo: laboratorio del Centro civico di apprendimento
Iscrizione: tramite il sito degli organizzatori.
Costo: gratuito
Il seguente esempio di risposta è fittizio e creato per illustrare la richiesta.
Domanda: quanto costa partecipare?
Risposta proposta: è gratuito. È indicato nell'annuncio.
Domanda: a che ora inizia?
Risposta proposta: alle 10:00. È indicato nell'annuncio.
Domanda: qual è la scadenza per l'iscrizione?
Risposta proposta: non è indicata nell'annuncio. Verifica con la persona responsabile.
Costo e orario iniziale possono essere confrontati con l’annuncio sopra.
La scadenza non compare nell’estratto: possiamo dire che non è indicata lì, non che non esista.
Nel lavoro reale controlla l’annuncio completo o la pagina ufficiale aggiornata; chiedi agli organizzatori ciò che resta poco chiaro.
Non pubblicare direttamente la risposta dell’IA: confronta la bozza con il documento della fonte e lascia alla persona responsabile la decisione su cosa pubblicare.
Se chiedi all’IA di leggere una pagina pubblica, verifica che possa effettivamente accedervi oppure fornisci contenuti che sei autorizzato a inserire.
Consulta la persona responsabile anche se restano dubbi
Nell’atelier creativo fittizio descritto sopra, l’estratto dell’annuncio non indicava una scadenza per le iscrizioni.
A questo punto non bisogna concludere che non esista una scadenza né chiedere all’IA di inventare una data, ma preparare la domanda da rivolgere agli organizzatori.
Chi prepara le risposte per i clienti potrebbe inviare questa richiesta:
Sto preparando informazioni per i clienti sull'atelier creativo per famiglie.
Nell'estratto dell'annuncio pubblico ho verificato il costo e l'ora di inizio, ma non ho trovato una scadenza per le iscrizioni.
Potreste indicarmi se è stata fissata una scadenza e, in caso affermativo, la data, l'ora e la formulazione che possiamo usare nell'annuncio?
La richiesta distingue ciò che è stato verificato da ciò a cui non si può ancora rispondere.
Chiede anche se una scadenza sia stata fissata, senza supporre perché non compaia nell’estratto.
Anche dopo aver consultato solo un estratto, puoi chiedere chiarimenti indicando precisamente che cosa manca.
Prima di comunicare la scadenza ai clienti, verifica che la risposta degli organizzatori riguardi lo stesso atelier e a quale momento si riferisca l’informazione.
Usa la conferma per preparare una risposta
Per questo esempio didattico, supponiamo che gli organizzatori rispondano:
Le iscrizioni saranno accettate, salvo variazioni, fino al 5 giugno 2027 alle 17:00.
Se si raggiunge la capienza, le iscrizioni chiuderanno prima.
Oltre alla data e all’ora, è importante conservare la condizione che le iscrizioni possono chiudere prima se si raggiunge la capienza.
Affermare che sia garantito iscriversi fino al 5 giugno aggiungerebbe una promessa che non compare nella risposta.
Chi prepara la risposta potrebbe invece scrivere:
Le iscrizioni saranno accettate, salvo variazioni, fino al 5 giugno 2027 alle 17:00.
Tuttavia, se si raggiunge la capienza, le iscrizioni chiuderanno prima.
Consulta l'annuncio degli organizzatori per conoscere la disponibilità aggiornata.
Questa bozza si basa sulla risposta fittizia e non descrive un evento reale.
Se rispondi dopo la data indicata, non riutilizzare il testo senza modificarlo: controlla nell’annuncio aggiornato se le iscrizioni sono terminate.
Anche prima della data indicata, la risposta da sola non dice se la capienza sia già stata raggiunta; verifica separatamente la disponibilità attuale e non promettere un posto finché non è confermato.
Nel lavoro reale verifica anche se puoi condividere la risposta e registra, secondo le regole della tua organizzazione, chi ha risposto, quando e dove trovare informazioni aggiornate.
Se usi l’IA per redigere una risposta, verifica prima di inserire il testo degli organizzatori se contiene informazioni non pubbliche e se puoi inviarle al servizio.
Se l’autorizzazione non è chiara, non inviare il testo reale: chiarisci i permessi necessari oppure esercitati sulla struttura con condizioni fittizie.
Cerca una panoramica di norme e procedure pubbliche
Quando inizi un nuovo lavoro può essere utile cercare indicazioni pubblicate da enti pubblici e organizzare cosa leggere.
L’applicabilità di una norma a un’azienda o a una persona dipende però da periodo e circostanze.
Anche per un riepilogo, indica all’IA area geografica, periodo e ambito della procedura, chiedendo come fonti le indicazioni degli enti responsabili.
Per decisioni importanti su domande formali o contratti, non decidere solo dal riepilogo dell’IA: consulta le informazioni originali o l’ufficio competente e, se necessario, un professionista.
Se non trovi una fonte, registra che non è stata verificata nell’ambito della ricerca; non concludere che la norma non esista.
Definisci quando fermarti per verificare
Nella ricerca con IA al lavoro, stabilisci non solo fin dove procedere, ma anche quando fermarti perché serve una verifica.
Per esempio, non proseguire senza consultare qualcuno in questi casi:
- Non puoi continuare senza inserire dati riservati all’organizzazione e non sai se l’invio è autorizzato.
- Non puoi aprire la fonte indicata dall’IA o non trovi il passaggio corrispondente.
- Informazioni su prezzi o condizioni sono discordanti e non riesci a stabilire piano o data applicabile.
- Stai per compiere un’azione con conseguenze, come stipulare un contratto, contattare una persona o pubblicare all’esterno.
Fermarsi non significa aver sprecato la ricerca.
Registrando ciò che sai e ciò che manca puoi consultare la fonte o chi approva con domande precise.
Registra anche ciò che l’IA non ha potuto fare
Potresti non ottenere informazioni necessarie perché la ricerca web non è disponibile o la fonte non è accessibile. [1][2]
Anche se ricevi una risposta, non trasmettere come verificata un’informazione che non è stato possibile cercare.
Registra il nome della pagina non ottenuta o le condizioni da verificare; una persona potrà cercare per altre vie o chiedere al fornitore.
Riepilogo: l’IA organizza, le persone verificano e decidono
Nel lavoro, definisci prima scopo e ruoli e controlla le regole prima di inserire informazioni.
Registra separatamente lo stato delle opzioni e delle fonti raccolte dall’IA e apri personalmente i documenti necessari.
Non affrettare una decisione con punti non verificati: trasmettili alla persona successiva e a chi approva.
Sources
[1] https://help.openai.com/en/articles/8313428-does-chatgpt-tell-the-truth — OpenAI Help Center, Does ChatGPT tell the truth? [2] https://help.openai.com/en/articles/9237897-searching-the-web-with-chatgpt — OpenAI Help Center, Searching the web with ChatGPT